Tecnicas y Herramientas Para la Recoleccion de Datos

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
Para llevar a cabo un trabajo de investigación el investigador cuenta con gran variedad de métodos para diseñar un plan de recolección de datos. Tales métodos varían de acuerdo con cuatro dimensiones importantes: estructura, confiabilidad, injerencia del investigador y objetividad. La presencia de estas dimensiones se reduce al mínimo en los estudios cualitativos, mientras que adquieren suma importancia en los trabajos cuantitativos, no obstante el investigador a menudo tiene la posibilidad de adaptar la estrategia a sus necesidades. Cuando la investigación está altamente estructurada, a menudo se utilizan instrumentos o herramientas para la recolección formal de datos.

Las tres principales técnicas de recolección de datos son:

1. Entrevistas
2. La encuesta
3. La observacion
4. sesion de grupo.

LA ENTREVISTA.
La entrevista, desde un punto de vista general, es una forma específica de interacción social. El investigador se sitúa frente al investigado y le formula preguntas, a partir de cuyas respuestas habrán de surgir los datos de interés. Se establece así un diálogo, pero un diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la otra se nos presenta como fuente de estas informaciones.
Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un periodista hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar.

EL ENTREVISTADO
deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

EL ENTREVISTADOR
es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista. La entrevista es también información y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o imaginarias.
Las reales presentan a una o más personas reales que responden a una serie de preguntas formuladas por un entrevistador.
Las imaginarias son las que una persona adopta el papel del entrevistado artista, escritor y el otro el de entrevistado puede ser un personaje histórico o literario, y el entrevistador es el mismo o algún otro personaje.

PARTES DE UNA ENTREVISTA.

La presentación suele ser breve, pero no suficientemente informativa. En ella no se habla del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista.
El cuerpo de la entrevista esta formado por preguntas y las respuestas. Es importante elegir bien las preguntas para que la entrevista sea buena, las preguntas deben ser interesantes para él publico, y adecuadas para el entrevistado trasmita sus experiencias. También deben ser breves, claras y respetuosas. El cierre de la entrevista debe ser conciso. El entrevistador puede presentar un resumen de lo hablado o hacer un breve comentario personal.

LO QUE DEBE SER Y LO QUE NO DEBE SER UNA ENTREVISTA.

Ambiente personas y dialogo.
Una entrevista debe ser simple reflejo de lo que ha sido. Condiciones necesarias, saber describir el ambiente, saber ver que la persona con quien nos entrevistamos y dominar el dialogo.
Para la entrevista se pueden seguir dos métodos: el impresionista y el expresionista.
El impresionismo nos dará como una visión instantánea en la que recogen aquellos rasgos y detalles que destacan del conjunto, lo más llamativo es lo que nosotros, por eliminación de lo accesorio, cuando al paso del tiempo, se va borrando nuestra memoria todo lo que interesa verdaderamente. Se es impresionista por temperamento.
En el periodismo, conviene la técnica impresionista, el expresionismo para l a entrevista de cierta altura, la que de be periódicamente, de cuando en cuando, a personalidades relevantes que exigen un estudio profundo meditado

NO RECARGAR DEMASIADO.
Un hombre no es una simple suma de rasgos. Lo que interesa es su alma, un carácter que s refleje en algunos de esos rasgos. Lo que interesa, en realidad son los rasgos son principalmente los ojos, la boca y las manos.

NO NOS QUEDA UN RECURSO:
Estudiar las manos del hombre escurridizo que tengamos ante nosotros.
En las manos, si sabemos mirarlas, encontraremos mas de una vez el verdadero carácter del hombre que estamos observando: si no son huesudas, sí alargadas, y cortas y macizas, sí lánguidas o enérgicas.
Las manos hablan lo mismo que se hallan serena quietud como si están en pleno y agitado movimiento, sin que lo sepa su dueño nos descubren el modo mas intimo de su ser.
Como tercer elemento fundamental de la entrevista nos queda el dialogo. En la entrevista lo que nos interesa, no solo lo que dice el personaje de turno, si no como lo dice. El secreto de este como reside en el matiz. Sin el dialogo carece de vida de dos maneras: Puntuando bien las frases y periodos, de modo que una coma, un punto y coma, un signo de admiración o puntos suspensivos reflejen el tono de lo que se nos dijo.
Otra imperiosa vigencia en el dialogo de la entrevista es la selección, para quedarnos estrictamente significativo.

EL ARTE DE PREGUNTAR
En el modo periodístico se ha impuesto un tipo de intervención a base exclusivamente de preguntas y respuestas, simple dialogo sin matiz alguno. El sistema se ha impuesto por que este procedimiento informativo es el que más fácil redacción de todos. No exige demasiado preocupación literaria ni hay que preocuparse muchos por darles formas a las frases.
Pero lo bueno es enemigo de lo fácil. Y así resulta que este tipo de entrevistas standard, es el personaje entrevistado se esfuma.
Una entrevista no debe hacerse para que el entrevistador luzca con facilidad interrogatorio lo que debe buscar es la fuerza de la personalidad. Y un hombre no se le descubre a la fuerza para interrogarle, si dejándole hablar, que es lo mismo. Hay pues, que saber preguntar en su momento y saber callar cuando es la ocasión lo exige.
La entrevista ha de ser reflejo del dialogo, que nunca exclusivamente una suma de preguntas y respuestas, sino algo más complejo: afirmaciones, negaciones, titubeos, gestos y reservas.


PREGUNTAS ABIERTA Y CERRADAS.

La aplicación de un examen toma menos tiempo y esta es la razón para que sean tan populares en los “quices”.
La aplicación del examen toma más tiempo, particularmente si lo que se exige es un ensayo relativamente elaborado.
En términos totales de tiempo de corrección son apropiadas para clases con muchos estudiantes.
En términos de tiempo total de corrección es preferible para grupos de pocos estudiantes.


SE DEBEN TOMAR NOTAS 

El tomar notas, depende del momento, del interlocutor, de nosotros mismos.
Pero muy buena retentiva que se tenga, siempre convendrá tomar alguna rápida nota (mas o menos disimulada o, terminada la entrevista, al salir a la calle). Tales notas nos servirán para recordar un gesto, una frase, algo característico.
Otras veces, en un cambio, no preciso recurrir apenas a las notas, por lo que nuestro interlocutor se presta mas al trabajo de síntesis que al análisis.
Lo que sí es imperativo, antes de coger un lápiz, es estudiar rápidamente a la persona entrevistada para saber como reacciona. Hay quien nada mas al ver ante sí el cuaderno de notas del periodista advierte la responsabilidad de la palabra escrita y adopta inmediatamente una actitud doctoral, casi siempre es falsa. Otras personas especialmente los científicos hablan con mas aplomo y seguridad cuando ven funcionar una pluma del periodista, saben que si se evita la posibilidad de error en la interpretación de sus manifestaciones.
De Emil Ludwuing se cuenta que, antes de entrevistarse con un personaje celebre. Procuraba hablar con el enemigo o contrincante profesional, político o ideológico de aquel. De este modo, el biógrafo conseguía a alguien le hablase m al de aquella persona con quien pensaba entrevistase, conocía así sus defectos, a veces reveladores. Para su futuro estudio psicológico.
Para este procedimiento no es conveniente siempre ir en blanco a la entrevista. Cuando ignoramos todo una persona, puede engañarnos las apariencias. Saber un poco ayuda a enjuiciar, pero tampoco debe dejarse influir demasiado la opinión ajena.
Las entrevistas en el mundo periodístico se suele llamar entrevista lo que en realidad, es pura y simple encuesta, es decir a una serie de preguntas y respuestas, mejor o peor hilvanadas. Es recomendable sustituir tan insustanciales encuestas por el procedimiento informativo en vez de llenar cartillas y cuartillas con preguntas y respuestas, la mayoría insignificantes, mas vale resumir lo que se nos haya dicho sobre un tema determinado, directamente expuesto sobre lo que se escribe, solo cederemos la palabra al interlocutor, es decir que produciremos lo que dijo textualmente, cuando así lo exija la responsabilidad de una afirmación o el valor psicológico, el modo de expresarse, en un momento determinado.
La interviene ha de ser lo mas objetiva posible. Al personaje objeto de nuestra dialogo hay que mostrado con fidelidad y sinceridad, pero también con toda corrección si por azar nos tropezáramos alguna vez con un tipo extraño, como un hombre en el que si que queremos reflejarlo tal como es, procuraremos que sea el propio entrevistado quien se define a través de sus palabras o gestos de tal manera que sin nosotros nada el lector descubra por si mismo los vicios las virtudes de la persona a quien presentamos.
De este modo el escritor, notario, en este caso de la realidad, de lo que ven sus ojos salva su responsabilidad perfectamente, sobre todo si fue objetivo y ponderamos en su exposición.
Finalmente se dan casos en que por razones especialísimas, el entrevistado le conviene aparecer como una figura mas del cuadro que describe, es decir, aparecer mas bien como actor que como autor, se impone entonces el reportaje de la intervención, aquí el escritor se ve a si mismo como otro personaje mas del escenario que sus ojos contemplan.
Loe expuesto hasta aquí mas vale exclusivamente para la entrevista, digamos psicológica, es decir, aquella que intenta rebelar quien es y como es un apersona determinada. No siempre es preciso ni perceptivo retratar a un tipo humano como lo haría un novelista.
En realidad lo más frecuente en el campo de la información, en estos casos es la técnica es la propia del reportaje. Al reportaje se le presenta aquí como, si no por el que lo que vale en este caso la ciencia, no la personalidad científica.


LA ENCUESTA.


Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.



TiposLas encuestas tienen por objetivo obtener información estadística indefinida, mientras que los censos y registros vitales de población son de mayor alcance y extensión. Este tipo de estadísticas pocas veces otorga, en forma clara y precisa, la verdadera información que se requiere, de ahí que sea necesario realizar encuestas a esa población en estudio, para obtener los datos que se necesitan para un buen análisis. Este tipo de encuesta abarca generalmente el UNIVERSO de los individuos en cuestión.
Otro tipo de Encuestas es Encuestas por Muestreo en donde se elige una parte de la población que se estima representativa de la población total. Debe tener un diseño muestral, necesariamente debe tener un marco de donde extraerla y ese marco lo constituye el censo de población. La encuesta (muestra o total), es una investigación estadística en que la información se obtiene de una parte representativa de las unidades de información o de todas las unidades seleccionadas que componen el universo a investigar. La información se obtiene tal como se necesita para fines estadístico-demográficos.
Una forma reducida de una encuesta por muestreo es un "sondeo de opinión", esta forma de encuesta es similar a un muestreo, pero se caracteriza porque la muestra de la población elegida no es suficiente para que los resultados puedan aportar un informe confiable. Se utiliza solo para recolectar algunos datos sobre lo que piensa un número de individuos de un determinado grupo sobre un determinado tema.
Actualmente, existen sistemas de gestión de encuestas en Internet, que están acercando su utilización a investigadores que hasta el momento no tenían acceso a los medios necesarios para ejecutarlas.

Ejemplo de uso.
. Medir las relaciones entre variables demográficas, económicas y sociales.
2. Evaluar las estadísticas demográficas como errores, omisiones e inexactitudes.
3. Conocer profundamente patrones de las variables demográficas y sus factores asociados como fecundidad y migraciones determinantes.
4. Otorga información suplementaria en relación a la otorgada por los Censos.
5. Evaluar periódicamente los resultados de un programa en ejecución.
6. Probar la eficiencia de un método antes de aplicarlo al total de la población.
7. Saber la opinión del público acerca de un determinado tema.

Ventajas y Desventajas
Ventajas1. Bajo costo
2. Información más exacta (mejor calidad) que la del Censo debido al menor número de empadronadores permite capacitarlos mejor y más selectivamente.
3. Es posible introducir métodos científicos objetivos de medición para corregir errores.
4. Mayor rapidez en la obtención de resultados.
5. Técnica más utilizada y que permite obtener información de casi cualquier tipo de población.
6. Permite obtener información sobre hechos pasados de los encuestados.
7. Gran capacidad para estandarizar datos, lo que permite su tratamiento informático y el análisis estadístico.
8. Relativamente barata para la información que se obtiene con ello.
9. Te ayuda a conocer lo que quisieras conocer de la persona o personas encuestadas

DesventajasEl planeamiento y ejecución de la investigación suele ser más complejo que si se realizara por censo.
1. Requiere para su diseño de profesionales con buenos conocimientos de teoría y habilidad en su aplicación.
Hay un mayor riesgo de sesgo muestral.

ENCUESTAS PARTICULARES

Encuesta piloto
Un tipo particular de encuesta, que tiene por objetivo preparar la verdadera encuesta. Se busca tener unos pocos criterios para diseñar o rediseñar las herramientas de trabajo, teniendo una idea previa de la población. Esta exploración es útil porque esta libre de conclusiones sobre el tema de estudio y sirve solo para mejorar la investigación; incluso restablecer un diagrama de flujo u otro tipo de planificación. Hay otras aplicaciones novedosas y son construir una muestra completamente estratificada y solo con los componentes de la población seleccionados para nuestro final interés; esta muestra no tiene valor predictor, pero sí puede utilizarse de una forma experimental, como grupo de control, y comparar sus resultados -parciales- con los que posteriormente hayamos obtenido en el muestreo probabilístico principal de toda la población y que así ya estaría estadísticamente bajo control. Ayudaría a la muestra completamente estratificada su uso en Investigación basada en la comunidad. Es de vital importancia en las organizaciones publicas y privadas.

Modelos de encuestas con resultados.
Puede ayudar al estudiante el poder ver una encuesta sociológica, ya hecha, y también ver los resultados; para diseñar otra similar y para enterarse de las opiniones al día sobre temas de su interés. Esto es posible y de forma gratuita. Los entes típicos que son profesionalmente conocidos son los organismos oficiales como el INE (Institutos Nacionales de Estadística), el CIS (Centros de Investigaciones Sociológicas), Cámaras de comercio e instituciones privadas como ASEP (Análisis Sociológicos, Económicos y Políticos); diseñan y realizan encuestas para variables estadísticas, sociológicas, políticas, en forma de índices, indicadores, escalas de actitud, barómetros de opinión y otros formatos, estudiados en la metodología social, y que puede conocer en su versión actual y real. Pueden encontrarse en Internet las encuestas completas y con resultados de tan solo semanas y de forma gratuita; por poner un ejemplo, se puede llegar al Instituto Nacional de Estadística de España comenzando en IPC (Índice de Precios al Consumo) o vía otras enciclopedias en español, es decir, utilizando enlaces partiendo de un tópico o materia.

LA OBSERVACIÓN

Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. La tarea de observar no puede reducirse a una mera percepción pasiva de hechos, situaciones o cosas. Hablábamos anteriormente de una percepción "activa", lo cual significa concretamente un ejercicio constante encaminado a seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes a nuestro problema. No todo lo que aparece ante el campo del observador tiene importancia y, si la tiene, no siempre en el mismo grado; no todos los datos se refieren a las mismas variables o indicadores, y es precio estar alerta para discriminar adecuadamente frente a todo este conjunto posible de informaciones.

Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.

TIPOS DE OBSERVACIÓN

El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el analisis de sistema, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conducción de la observación
1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.

Secuela de la observación1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

SESIONES DE GRUPO

También conocida como sesiones de grupo, es una de las formas de los estudios cualitativos en el que se reúne a un grupo de personas para indagar acerca de actitudes y reacciones frente a un producto,servicio, concepto, publicidad, idea o empaque. Las preguntas son respondidas por la interacción del grupo en una dinámica donde los participantes se sienten cómodos y libres de hablar y comentar sus opiniones.
En el mundo del marketing, las sesiones de grupo son una herramienta muy importante para recibir retroalimentación de diversos temas concernientes a la mezcla de marketing, en particular se utiliza para detectar deseos y necesidades en cuanto a empaque, nombres de marcas o test de conceptos. Esta herramienta da información invaluable acerca del potencial de un concepto y/o producto en el mercado.
Sin embargo, las sesiones de grupo tienen desventajas. El entrevistador tiene poco control sobre el grupo y en ocasiones se pierde tiempo en asuntos de poca trascendencia. Por otra parte el análisis es complejo ya que depende de los estilos de comunicación a la par con las reacciones no verbales de los participantes, por ello se necesita personal muy entrenado para el manejo del grupo y el análisis de los resultados.

Sesiones de grupo tradicionales
En las sesiones de grupo tradicionales se elabora un guión de desarrollo el cual servirá para iniciar y cerrar la discusión. Se dividen los grupos de acuerdo a características del mercado objetivo. Usualmente las sesiones la conforman entre 8 y 12 participantes, teniendo una duración entre 1 y 2 horas.
Es habitual que los participantes se dejen llevar por la presión del grupo cambiando de opinión y por ende “contaminando” los resultados. Este problema se puede mitigar mediante manejos especiales de grupo en los cuales los moderadores deben estar entrenados.

Tipos de sesiones de grupo
Las variantes de las sesiones de grupo son:
Sesiones de dos vías – En esta variante, un grupo de personas ve la dinámica de otro grupo y discute acerca de las reacciones e interacciones, para llegar a una conclusión.
Sesiones con moderador dual – Estas sesiones cuentan con dos moderadores; uno se encarga de desarrollar la sesión de manera suave y confortable, mientras que el otro se asegura de que se toquen todos los puntos predefinidos.
Sesiones con moderadores enfrentados – Los dos moderadores toman, deliberadamente, conceptos opuestos para generar discusión.
Sesiones con participantes moderadores – En estas sesiones se le pide a uno o más de los participantes que actúe como moderador temporalmente durante la sesión.
Sesión con integración de cliente – uno o más representante del cliente integra el grupo de manera abierta o encubierta.
Mini sesiones – Sesiones conformados con máximo 5 miembros.
Sesiones por tele conferencia – sesiones en el que se utiliza la red telefónica.
Sesiones online – En estas sesiones se utilizan herramientas de Internet para conferencias mediante computadores.
Las sesiones de grupo pueden entregar información confiable con costos mucho menores que el de herramientas de investigacion de mercados tradicionales. Es por ello que el uso de las sesiones se ha ido incrementando con el tiempo.

OBJETIVOS DE LA INFORMACION LOGISTICA

El enlace entre el entorno, los vendedores y los clientes, por un lado, y el responsable logístico por otro, se realiza mediante un sistema de información que proporciona los datos básicos y ayuda en la toma de decisiones logísticas. Berson define un sistema de información como:

Una estructura interactiva de personas, equipos, métodos y controles,
diseñada para crear un flujo de información capaz de proporcionar
una base para la toma de decisiones por parte de la dirección.


El principal objetivo de la obtención de información es la toma de decisiones. Para obtener los datos que necesita, el logístico puede desarrollar diversos medios, abarcando estos medios desde el intercambio informal de datos, a procedimientos de recolección de información perfectamente establecidos. Desde que el ordenador ha comenzado a ser parte importante de la operativa empresarial, los sistemas de información se han ido formalizando y estructurando. La creciente capacidad de los ordenadores para almacenar y manipular datos ha hecho que estos sean la parte más importante del diseño de los sistemas de información. No quiere decir que todos los sistemas de información deban estar basados en el empleo de computadoras, sino que simplemente éstas han aumentado la capacidad de la dirección para almacenar y recuperar rápidamente grandes cantidades de datos.

El sistema de información logístico es un subconjunto del sistema de información global de la empresa. Es el punto donde se reúne la información relevante a la toma de decisiones logísticas. El SIL es un sistema de manipulación, transmisión y almacenamiento de datos que da valor tiempo y espacio a la información. También puede actuar como sistema de decisión cuando se le programa como sistema de control, dado que el SIL también ayuda en el análisis de datos a través del uso de modelos estadísticos y matemáticos, se puede considerar que es algo más que un banco de datos o un sistema de tratamiento de pedidos

El la siguiente figura se muestran los elementos básicos de un sistema de información logístico (SIL). Dentro del sistema tienen lugar tres actividades primarias: comunicación de los datos de entrada, procesamiento y almacenamiento de dichos datos y recuperación de la información almacenada que ya ha sido procesada

Entorno
Entrada de información
Actividades internas
a. Almacenamiento de datos
I. Almacenamiento
II. Recuperación
III. mantenimiento de ficheros
b. Transformación de datos
I. Operaciones básicas de procesamientos de datos
II. Análisis de datos empleando técnicas matemáticas y estadísticas
Director logístico
(toma de decisiones)
Salida de información
Decisiones

Elementos del sistema logístico de información y relación entre el entorno y el responsable de la toma de decisiones

Dentro del sistema de información, el sistema de decisión puede ser de dos tipos. El primero incluye los modelos matemáticos y estadísticos que facilitan el análisis de los datos. Este sistema de decisión no toma las decisiones finales ni inicia ninguna acción y se denomina sistema de ayuda a la decisión. El segundo es el llamado sistema de control y es similar al primero con la salvedad de que este ciclo de decisión se cierra en el. Esto es partiendo de unas reglas de decisión preestablecidas, el sistema responderá a los datos del entorno e iniciará alguna acción. Ejemplos de esta clase de sistemas son los sistemas automatizados de control de inventarios, o los sistemas de almacenamiento y recuperación en almacén controlados por ordenador.

Las funciones de transferencia, transformación y almacenamiento

Todos los sistemas de información realizan las mismas funciones básicas: transferir, transformar y almacenar datos.

La transferencia de información se preocupa del movimiento de los datos a través de la red de información. La mayor parte del movimiento se realiza desde y hacia los puntos de procesamiento de información. Ejemplos de esta actividad de transferencia dentro del SIL pueden ser la transmisión del pedido del cliente y el punto de tratamiento del mismo, o el enlace de la red a través del cual el ordenador envía los pedidos para el stock a los centros de producción

La función de transformación es una actividad de conversión de datos con el objetivo de crear una información que el responsable pueda emplear en la toma de decisiones. Esta transformación se realiza a dos niveles: operaciones básicas de procesamiento de datos y tratamiento complejo de los mismos empleando técnicas matemáticas y estadísticas rigurosas. Al contrario que las actividades de transferencia, las de transformación normalmente tienen lugar en puntos centralizados de la red de información.

La función de almacenamiento suele ser centralizada, las actividades de almacenamiento incluyen la creación, recuperación y mantenimiento de ficheros. Este mantenimiento de la información puede ser con datos sin transformar, como por ejemplo el almacenamiento de los datos contables de los pedidos, o con datos ya procesados, como por ejemplo los informes y resúmenes de datos. El almacenamiento proporciona a la información una dimensión de tiempo que es valorable, especialmente cuando los datos están disponibles de forma continua aunque las decisiones deban realizarse periódicamente.

Especificaciones para el diseño del sistema

El diseño de un sistema de información logístico se centra en tres factores: las decisiones que hay que tomar, los requerimientos del sistema de información y el control sobre los sistemas de control.

Decisiones a tomar: Si no existieran restricciones económicas ni físicas para los sistemas de información, el logístico podría estar tentado de disponer los modelos de decisión y de cualquier información por pequeña que fuera. Incluso con restricciones, normalmente los responsables de la logística sufren de sobreabundancia de información, información que su mayor parte no es particularmente para la tarea que deben realizar.

Una forma adecuada para diseñar el SIL, es identificar las decisiones logísticas que se van a tomar, estructurando entonces el SIL para que ayude en la toma de las mas importantes. A menudo, la importancia de una decisión para el objetivo del diseño del SIL se mide en función de la frecuencia con la que se tiene que tomar. Como ejemplos de decisiones muy frecuentes, y que por tanto deben tener la máxima prioridad en ele diseño del sistema, podemos encontrar el control de inventarios, la planificación de envíos, la salida de envíos o la preparación del pedido en el almacén. De este modo, el diseño debe reflejar la necesidad de recuperación de la información en función de la frecuencia de su uso, adecuando la capacidad para mantener esta información disponible siempre que sea necesaria, y planificando el equipo apropiado para analizar, transmitir y difundir la misma. Por su parte las decisiones menos frecuentes como la ubicación de los almacenes, su configuración interior y el diseño de los paquetes, deben tener una influencia menor sobre el diseño del sistema, aunque es deseable hacer algunas previsiones para el análisis de las mismas cuando ocurran, así como para anticipar los requerimientos de información en esos casos.

Requerimientos del sistema de información: El diseño del SIL también debe reflejar el impacto que tiene tanto sobre el servicio al cliente, como sobre los costes logísticos. Las diferentes alternativas de diseño del sistema se distinguen en la velocidad de transferencia y transformación de los datos. Dado que la velocidad de transferencia de la información del pedido desde el cliente al punto donde se toma acción sobre el mismo afecta al tiempo total que pasa desde la emisión del pedido por parte del cliente hasta su recepción, los niveles de servicio al cliente variarán según cambie el diseño del sistema.

Control sobre el SIL. Si el SIL contiene en su estructura algunos subsistemas de decisión de decisión automática o de control, debe ser diseñado de forma que el responsable del mismo no pueda perder el control sobre ellos. Auque es posible diseñar algunos sistemas de control para que sean autocorrectivos se requieren de controles de seguridad adicionales. El primero es el informe de anomalías: cuando el sistema de control no está funcionando dentro de los límites preestablecidos, su diseño le debe permitir generar informes relacionados con la situación de pérdida de control, de esta forma, el responsable del sistema puede decidir sobre la acción correctora y la intervención manual necesaria.
El segundo control de seguridad es la comprensión de la dirección de cómo opera el sistema. Normalmente los sistemas de control se implantan para sustituir a sistemas manuales.

DATOS DE ENTRADA Y SU COMUNICACIÓN
La transferencia de los datos de entrada es una actividad primaria dentro del sistema de información logístico. En su mayor parte es un proceso mecánico en el que se transfieren físicamente los datos desde su origen al punto de procesamiento donde se almacenarán o transformarán.

Fuentes de datos
Los datos relevantes al proceso de toma de decisiones logísticas se obtienen tanto dentro como fuera de la compañía. Así, las fuentes de datos mas importantes son los documentos de operación de la empresa, los informes contables, los estudios logísticos, la información publicada en periódicos y revistas y los consejos y opiniones.

Documentos de operación de la empresa. Los pedidos son una de las fuentes más importantes disponibles al logístico con los datos de los clientes. Normalmente este pedido contiene información sobre la dirección del cliente, artículos solicitados, su peso y la fecha del pedido. Toda esta información es la clave para iniciar el flujo del producto, siendo el sistema de información que trata estos datos. Este sistema es conocido como el sistema de tratamiento de procesamiento de pedidos, es posible afirmar que es un subconjunto del sistema de información logístico. En el siguiente diagrama de flujo simplificado de procesamiento de pedidos. Los datos sobre las ventas sin manipular o en su formato original se transmiten al almacén y posteriormente a las centrales para la facturación y otros procesos. En esta fase puede existir una pequeña manipulación de datos destinada únicamente a preparar informes en resúmenes de ventas, inventarios y pedidos de reposición de stoks, también puede convertirse fácilmente en un sistema de control de inventarios completo, su principal función es transmitir los datos relativos a las ventas a los puntos de distribución del sistema, donde se satisfacen las demandas de los clientes.

POLÍTICAS ORGANIZACIONALES

LA ORGANIZACIÓN

La esencia de la organización es ser el principal mecanismo para facilitar el cumplimiento correcto y eficiente de los planes.

La teoría clásica de la organización proporciona parámetros básicos sobre cuya fundamentación el administrador estará en la capacidad de decidir, en la práctica, la cuál es la forma más conveniente para organizar sus recursos.

CAPITULO 1. NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

IDENTIFICAR las características y los principios de la función orgánica.

El proceso organizativo facilita el empleo de los recursos disponibles.

Si el administrador desea establecer una estructura funcional, práctica y correcta para el trabajo de las organizaciones debe necesariamente conocer todo lo relacionado con dicha función, con el fin de implementar los elementos que le son necesarios que le permiten hacerla totalmente operativa.

Esta operatividad se logra aplicando correctamente el proceso de organización e involucrado en el propósito, la cooperación humana que, en esencia, es el origen de toda tarea adecuadamente organizada.

CONCEPTO: La organización es una función administrativa que permite la integración y coordinación de todas y cada una de las actividades realizadas por los integrantes de una empresa, con el propósito inmediato de obtener el máximo aprovechamient6o de los recursos, en pos de la consecución de los objetivos.

PRINCIPIOS PREVIOS Y PLANIFICADOS PARA EL ADMINISTRADOR: Guías generales de Henry Farol.

• Elaborar y ejecutar en forma juiciosa el plan operativo.
• Organizar las facetas humanas y materiales, en una forma tal, que sean consistentes con los objetivos, recursos y necesidades del negocio.
• Establecer una autoridad directa única, competente y energética.
• Coordinar todas las actividades y esfuerzos.
• Formular decisiones claras, definidas y precisas.
• Establecer una selección eficiente, de tal modo, que cada departamento sea dirigido por un administrador energético y competente y cada empleado sea colocado en el lugar donde pueda prestar el mejor servicio.
• Definir las funciones
• Fomentar la iniciativa y la responsabilidad.
• Hacer que se otorguen recompensas justas y convenientes por los servicios prestados.
• Hacer uso de sensaciones contra errores y descuidados.
• Mantener la disciplina
• Asegurar que los intereses individuales sean consistentes con los intereses generales de la organización
• Reconocer la unidad de mando
• Promover la unidad de mando.
• Promover la coordinación humana y materiales
• Instituir y efectuar controles
• Evitar reguladores, formulismos y papeleos.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

• La organización permite precisar las actividades requerida para lograr los objetivos.
• La organización establece la forma como deben agruparse consistentemente las actividades de la empresa
• La correspondiente asignación de actividades a cada una de las personas que conforman la empresa, se consigue con mayor precisión.
• Se crea el mecanismo adecuado para la delegación de la autoridad necesario en la ejecución de las actividades
• Se crean las disposiciones relativas al tipo de coordinación que se desea entre los diversos niveles de jerarquía.
• La empresa puede mantener adecuadamente relacionados los recursos organizacionales.
• Ayuda a minimizar costosos puntos débiles tales como la duplicidad de funciones, la superposición de esfuerzos y la ociosidad.
• Permite desarrollar las habilidades directivas
• Crea un clima organizacional ventajoso dentro del sistema administrativo.

Una estructura sin parámetro de relaciones internas pierde la estabilidad necesaria para el funcionamiento permanente y, sobre todo, para el desarrollo de tareas en forma coordinada.

CARACTERISTICAS

la organización es formal: conscientemente se coordinan para alcanzar un objetivo determinado.

La organización es un proceso: serie ordenada de pasos

La organización no es un fin: admitir modificaciones, convertirla en un sistema más eficiente una vez conocidas las nuevas necesidades de la empresa.

La organización no es un fin: es un instrumento utilizando para facilitar el cumplimiento de los objetivos a través de la reactivación de los planes.

La organización formal, correctamente aplicada, adaptada a las necesidades y utilizada como medio, maximiza la eficiencia de los planes.

Entre mayor grado de formalización exista en la estructura de la empresa, se podrán conocer con mayor claridad los límites de las decisiones que dentro de ella se toman. Así mismo se podrá establecer el margen de responsabilidad y la amplitud del área de acción de los individuos.

PRINCIPIOS

• Unidad del objetivo
• De la eficiencia

EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Estructura:

• Los objetivos y los planes que se pretenden realizar
• La autoridad necesaria para asegurar su cumplimiento
• El medio ambiente adecuado para el desempeño de tareas
• La forma de agrupación de los individuos que son aptos para la ejecución del trabajo.

PROCESO RMA

Razones reduccion de mercancias:

Un software de logistica inversa exitoso deberia reunir informacion significativa que de hecho pueda ayudar en el seguimiento, tanto de las propìas devoluciones como de los costos que implican las mismas, y crear una base de datos con informacion relativa para las razones de cada devolucion, entre las que se encuentran:

• Error del vendedor al enviar.
• Error del cliente al pedir.
• Error de entrada. error en el sistema de punto de pedidos.
• Error de envio. se ha enviado material equivoxado 
• Cantidad equivocada.
• Envio duplicado.
• Pedido duplicado por parte del cliente.
• No funciona.

 Importancia:  

• Se logra aumento en los beneficios.
• Se mejora enormemente el proceso de devoluciones.
• Se mentaliza y forman al personal hacia este respecto.
• Se ven reducidos los niveles del inventario.
• Logica satisfaccion del cliente.

 Devoluciones cero: En un programa tipico de devolucion cero el proveedor comunica a sus cleintes que no se aceptaran devoluciones. 

Reparacion y reforma: Existe 4 categorias: reparacion, reforma, uso parcial y reciclaje.

Proceso de RMA :

 El termino rma es la sigla en ingles para return merchandise autorizathion que significa autorizacion de devolucion o recambio de mercancias. si la utilizamos en termino doa o arrival y que significa "muerto al llegar " o " muerto al salir".

este termino se aplica a todos aquellos que tienen defectos de fabrica y nunca llegaran a funcionar para el proceso. 


Causas que imposibilitan el residuo de mercancías que generan su devolución

• por EAE
• Por empaque o envalage 
• Por condiciones de la mercancía
• Por mercancion al precio de venta
• Por presentación y protección

Condiciones generales: 

Al elaborar la nota contable que ampara la devolucion, se afectan automaticamente tanto el inventario como la cuenta de pagar al proveedor la recolecion de oportuna de las devoluciones agiliza el tramite de nuevas ordenes de compra la mercancia del peso variable se debera devolver por lo que esta marcando en la etiqueta y no por lo que el producto pesa en el momento de la devolucion.

Mercancia en perfecto estado: 

cada devolucion le sera anunciado al proveedor mediante llamada telefonica o correo electronico, indicando el movimiento y la cantidad, y se entrega en el mismo sitio donde se recibio la mercancia. si el proveedor no recoje la mercancia en las dos entregas siguientes a la puerta del anuncio la devolucion se enviara atraves de la transportadora y el costo de los fletes lo debera asumir el proveedor lo anterior no aplica en el caso de perecederos refrijerados y conjelados pues en tales casos el proveedor debera recojerla inmediatamente.

Devolución de averías:

Las averias unicamente podra devolverse cuando exista acuerdo con el proveedor en los puntos de venta se relacionaran las averias que se defectan y se separan por el proveedor, en empaques sellados, certificando el contenido y revisando por una firma los documentos que aparan la devolucion.

Costeo de devolución en mercancías: 

las devoluciones de mercancias se valoran de acuerdo con los precios de compra que se encuentren, vijentes en el sistema en la fecha de devolucion o de acuerdo con los precios pactados con el proveedor segun el evento en el cual participo la mercancia respectiva.

Procesos de RMA: 

• El encargado de rma exige al cliente la nota de venta.
• El cliente debe entregar tal y como recibio al producto.
• El encargado de rma realizara una nueva nota de esta organizacion junto con la nota de vental, estableciendo la entrega.
• Si el producto es devuelto antes de 48 horas y no hay condiciones, el producto es considerado doa ( falla de fabrica).
• El reemplazo de la mercancia siempre estara sujeta a los niveles de stock.
• El cliente esperara un tiempo de devolucion entre 30 o 45 dias. en caso de reparacion o reposicion del producto del fabricante.
• Si rma autoriza el cliente  sino departamento tecnico entra o cambio, almacena la salida de la nueva mercancia.