Intercambio electrónico de datos–EDI (I)

Según AMECE (Miembro de GS1) en su manual dice que :”El intercambio electrónico de datos (EDI) surge por la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa, desde la alineación de datos, orden de compra y envío de mercancías, hasta la factura y el pago de la misma directamente a sus sistemas administrativos con intervención mínima o nula del ser humano; de esta forma, las empresas disminuyen costos y tiempos haciendo más productivas sus transacciones comerciales”.

Además de las ventajas que suponga para la empresa la forma de trabajar con la ayuda de esta tecnología, en muchas ocasiones viene “impuesta” por los propios proveedores/clientes de la cadena de abastecimiento; es el mercado, por tanto, el que terminará imponiendo la implantación del sistema EDI en la empresa, ya que puede llegar un momento en el que no tener implantada esta forma de comunicación suponga una dificultad para operar con un determinado proveedor y/o cliente. Adicionalmente el EDI permite el desarrollo de buenas practicas logísticas como el VMI (vendor managed inventory), CPFR (Collaborating planing forecasting replenishment), las entregas certificadas entre otros.

Entre sus ventajas se tienen:

1. Aumento de las actividades que generan valor en la empresa, ya que disminuirá sensiblemente las necesidades de personal para tareas de introducción de datos o de gestión de documentos.
2. Aumento en la disponibilidad de los datos.
3. Disminución de los errores por digitación.
4. Simplificación de los procesos.
5. Aumento de la velocidad de los procesos logísticos.
6. Reducción de gastos en los tratamientos de transacciones comerciales como pagos, solicitud de pedidos, procesamiento de ordenes, etc.

La conclusión es evidente, estas ventajas están al alcance de cualquier empresa u organización, cualquiera que sea su tamaño, los requisitos mínimos son un PC y medios de telecomunicación.

¿Como funciona el EDI?

Aunque el concepto de EDI sea sencillo, su práctica es compleja. Existen estándares de los mensajes, pero solo representan un punto de partida que requiere de la intervención humana y del acuerdo de las partes implicadas.

El EDI extrae directamente la información de las aplicaciones y transmite los documentos en formato entendible por ordenador, utilizando líneas de y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento, los sistemas informáticos de la empresa receptora, cargan directa y automáticamente los datos, procesándolos e interpretándolos. El bajo estándar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones enviadas. Por esto, cuando es recibido, puede ser interpretado por la parte receptora simplemente accionándolo.