El
enlace entre el entorno, los vendedores y los clientes, por un lado, y
el responsable logístico por otro, se realiza mediante un sistema de
información que proporciona los datos básicos y ayuda en la toma de
decisiones logísticas. Berson define un sistema de información como:
Una estructura interactiva de personas, equipos, métodos y controles,
diseñada para crear un flujo de información capaz de proporcionar
una base para la toma de decisiones por parte de la dirección.
El
principal objetivo de la obtención de información es la toma de
decisiones. Para obtener los datos que necesita, el logístico puede
desarrollar diversos medios, abarcando estos medios desde el intercambio
informal de datos, a procedimientos de recolección de información
perfectamente establecidos. Desde que el ordenador ha comenzado a ser
parte importante de la operativa empresarial, los sistemas de
información se han ido formalizando y estructurando. La creciente
capacidad de los ordenadores para almacenar y manipular datos ha hecho
que estos sean la parte más importante del diseño de los sistemas de
información. No quiere decir que todos los sistemas de información deban
estar basados en el empleo de computadoras, sino que simplemente éstas
han aumentado la capacidad de la dirección para almacenar y recuperar
rápidamente grandes cantidades de datos.
El
sistema de información logístico es un subconjunto del sistema de
información global de la empresa. Es el punto donde se reúne la
información relevante a la toma de decisiones logísticas. El SIL es un
sistema de manipulación, transmisión y almacenamiento de datos que da
valor tiempo y espacio a la información. También puede actuar como
sistema de decisión cuando se le programa como sistema de control, dado
que el SIL también ayuda en el análisis de datos a través del uso de
modelos estadísticos y matemáticos, se puede considerar que es algo más
que un banco de datos o un sistema de tratamiento de pedidos
El
la siguiente figura se muestran los elementos básicos de un sistema de
información logístico (SIL). Dentro del sistema tienen lugar tres
actividades primarias: comunicación de los datos de entrada,
procesamiento y almacenamiento de dichos datos y recuperación de la
información almacenada que ya ha sido procesada
Entorno
Entrada de información
Actividades internas
a. Almacenamiento de datos
I. Almacenamiento
II. Recuperación
III. mantenimiento de ficheros
b. Transformación de datos
I. Operaciones básicas de procesamientos de datos
II. Análisis de datos empleando técnicas matemáticas y estadísticas
Director logístico
(toma de decisiones)
Salida de información
Decisiones
Elementos del sistema logístico de información y relación entre el entorno y el responsable de la toma de decisiones
Dentro
del sistema de información, el sistema de decisión puede ser de dos
tipos. El primero incluye los modelos matemáticos y estadísticos que
facilitan el análisis de los datos. Este sistema de decisión no toma las
decisiones finales ni inicia ninguna acción y se denomina sistema de
ayuda a la decisión. El segundo es el llamado sistema de control y es
similar al primero con la salvedad de que este ciclo de decisión se
cierra en el. Esto es partiendo de unas reglas de decisión
preestablecidas, el sistema responderá a los datos del entorno e
iniciará alguna acción. Ejemplos de esta clase de sistemas son los
sistemas automatizados de control de inventarios, o los sistemas de
almacenamiento y recuperación en almacén controlados por ordenador.
Las funciones de transferencia, transformación y almacenamiento
Todos los sistemas de información realizan las mismas funciones básicas: transferir, transformar y almacenar datos.
La
transferencia de información se preocupa del movimiento de los datos a
través de la red de información. La mayor parte del movimiento se
realiza desde y hacia los puntos de procesamiento de información.
Ejemplos de esta actividad de transferencia dentro del SIL pueden ser la
transmisión del pedido del cliente y el punto de tratamiento del mismo,
o el enlace de la red a través del cual el ordenador envía los pedidos
para el stock a los centros de producción
La
función de transformación es una actividad de conversión de datos con
el objetivo de crear una información que el responsable pueda emplear en
la toma de decisiones. Esta transformación se realiza a dos niveles:
operaciones básicas de procesamiento de datos y tratamiento complejo de
los mismos empleando técnicas matemáticas y estadísticas rigurosas. Al
contrario que las actividades de transferencia, las de transformación
normalmente tienen lugar en puntos centralizados de la red de
información.
La
función de almacenamiento suele ser centralizada, las actividades de
almacenamiento incluyen la creación, recuperación y mantenimiento de
ficheros. Este mantenimiento de la información puede ser con datos sin
transformar, como por ejemplo el almacenamiento de los datos contables
de los pedidos, o con datos ya procesados, como por ejemplo los informes
y resúmenes de datos. El almacenamiento proporciona a la información
una dimensión de tiempo que es valorable, especialmente cuando los datos
están disponibles de forma continua aunque las decisiones deban
realizarse periódicamente.
Especificaciones para el diseño del sistema
El
diseño de un sistema de información logístico se centra en tres
factores: las decisiones que hay que tomar, los requerimientos del
sistema de información y el control sobre los sistemas de control.
Decisiones
a tomar: Si no existieran restricciones económicas ni físicas para los
sistemas de información, el logístico podría estar tentado de disponer
los modelos de decisión y de cualquier información por pequeña que
fuera. Incluso con restricciones, normalmente los responsables de la
logística sufren de sobreabundancia de información, información que su
mayor parte no es particularmente para la tarea que deben realizar.
Una
forma adecuada para diseñar el SIL, es identificar las decisiones
logísticas que se van a tomar, estructurando entonces el SIL para que
ayude en la toma de las mas importantes. A menudo, la importancia de una
decisión para el objetivo del diseño del SIL se mide en función de la
frecuencia con la que se tiene que tomar. Como ejemplos de decisiones
muy frecuentes, y que por tanto deben tener la máxima prioridad en ele
diseño del sistema, podemos encontrar el control de inventarios, la
planificación de envíos, la salida de envíos o la preparación del pedido
en el almacén. De este modo, el diseño debe reflejar la necesidad de
recuperación de la información en función de la frecuencia de su uso,
adecuando la capacidad para mantener esta información disponible siempre
que sea necesaria, y planificando el equipo apropiado para analizar,
transmitir y difundir la misma. Por su parte las decisiones menos
frecuentes como la ubicación de los almacenes, su configuración interior
y el diseño de los paquetes, deben tener una influencia menor sobre el
diseño del sistema, aunque es deseable hacer algunas previsiones para el
análisis de las mismas cuando ocurran, así como para anticipar los
requerimientos de información en esos casos.
Requerimientos
del sistema de información: El diseño del SIL también debe reflejar el
impacto que tiene tanto sobre el servicio al cliente, como sobre los
costes logísticos. Las diferentes alternativas de diseño del sistema se
distinguen en la velocidad de transferencia y transformación de los
datos. Dado que la velocidad de transferencia de la información del
pedido desde el cliente al punto donde se toma acción sobre el mismo
afecta al tiempo total que pasa desde la emisión del pedido por parte
del cliente hasta su recepción, los niveles de servicio al cliente
variarán según cambie el diseño del sistema.
Control
sobre el SIL. Si el SIL contiene en su estructura algunos subsistemas
de decisión de decisión automática o de control, debe ser diseñado de
forma que el responsable del mismo no pueda perder el control sobre
ellos. Auque es posible diseñar algunos sistemas de control para que
sean autocorrectivos se requieren de controles de seguridad adicionales.
El primero es el informe de anomalías: cuando el sistema de control no
está funcionando dentro de los límites preestablecidos, su diseño le
debe permitir generar informes relacionados con la situación de pérdida
de control, de esta forma, el responsable del sistema puede decidir
sobre la acción correctora y la intervención manual necesaria.
El
segundo control de seguridad es la comprensión de la dirección de cómo
opera el sistema. Normalmente los sistemas de control se implantan para
sustituir a sistemas manuales.
DATOS DE ENTRADA Y SU COMUNICACIÓN
La
transferencia de los datos de entrada es una actividad primaria dentro
del sistema de información logístico. En su mayor parte es un proceso
mecánico en el que se transfieren físicamente los datos desde su origen
al punto de procesamiento donde se almacenarán o transformarán.
Fuentes de datos
Los
datos relevantes al proceso de toma de decisiones logísticas se
obtienen tanto dentro como fuera de la compañía. Así, las fuentes de
datos mas importantes son los documentos de operación de la empresa, los
informes contables, los estudios logísticos, la información publicada
en periódicos y revistas y los consejos y opiniones.
Documentos
de operación de la empresa. Los pedidos son una de las fuentes más
importantes disponibles al logístico con los datos de los clientes.
Normalmente este pedido contiene información sobre la dirección del
cliente, artículos solicitados, su peso y la fecha del pedido. Toda esta
información es la clave para iniciar el flujo del producto, siendo el
sistema de información que trata estos datos. Este sistema es conocido
como el sistema de tratamiento de procesamiento de pedidos, es posible
afirmar que es un subconjunto del sistema de información logístico. En
el siguiente diagrama de flujo simplificado de procesamiento de pedidos.
Los datos sobre las ventas sin manipular o en su formato original se
transmiten al almacén y posteriormente a las centrales para la
facturación y otros procesos. En esta fase puede existir una pequeña
manipulación de datos destinada únicamente a preparar informes en
resúmenes de ventas, inventarios y pedidos de reposición de stoks,
también puede convertirse fácilmente en un sistema de control de
inventarios completo, su principal función es transmitir los datos
relativos a las ventas a los puntos de distribución del sistema, donde
se satisfacen las demandas de los clientes.
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